Description de poste 

Gestionnaire de projets - événements 

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la Directrice aux événements, le ou la Gestionnaire de projets, organise, coordonne et assure le suivi et la réalisation de l’ensemble des activités/évènements qui lui sont attribués. À ce titre, elle voit à la mise en œuvre et aux suivis de l’ensemble des actions identifiées : la planification (anticipation, construction et suivi d’un échéancier), la préparation de la logistique d’implantation (validation de disponibilités, confirmation de réservation, identification et confirmation des besoins en ressources humaines), élaboration du déroulement, et coordination de l’implantation.

Responsabilités

Coordination événements

• Élabore les échéanciers, les plans de déroulements et les budgets des événements et en effectue le suivi.
• Coordonne les prestations des fournisseurs en biens et services.
• Place les appels de validation de disponibilités et de pré-réservations auprès des fournisseurs de services et de sites pour les différents événements.
• S’assure de se garder à jour sur la progression des ventes.
• Assure les suivis avec les commanditaires et/ou donateurs de cadeaux (selon les événements).
• Voit à la mise à jour des cahiers de candidatures (selon les événements).
• Assure le suivi de la facturation des fournisseurs ; validation de la facture, demande de corrections, de paiement.
• Identifie les besoins en ressources humaines (employés et/ou bénévoles) requis, s’assure d’y pourvoir adéquatement et fournit l’encadrement nécessaire (liste de tâches, horaire, accessoire/outils de travail).
• Prépare et réalise les activités de post-mortem (ODJ/PV, appel conférence, rapports et cahiers de charge).
• Coordonne tout le volet communicationnel avec l’interne (Communications et Partenariats) : AVANT événement – invitations, power point, publication internet et réseaux sociaux, visibilité des partenaires, demande les textes des prises de parole. APRÈS événement – remerciements, communiqué de presse, publication de photos sur Réseaux sociaux.

• Planifie le calendrier des rencontres des activités dont elle a la responsabilité.
• Convoque les membres, et invités le cas échéant, à chacune des rencontres.
• Prépare, en collaboration avec la Directrice, les priorités et ordre du jour des rencontres.
• Prends les notes durant la rencontre, puis rédige et achemine les procès-verbaux aux membres.

• Place les demandes de soumissions, puis avec la Directrice détermine le soumissionnaire retenu.
• Est la personne ressource pour l’ensemble des fournisseurs en tout temps ; durant la préparation, et lors de la réalisation de l’évènement.

Qualifications requises

• Expérience dans l’événementiel
• Expérience en gestion de projets
• Aisance dans l’utilisation d’outils informatiques
• Profil axé sur le service à la clientèle

Qualités requises

• Entregent, esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome
• Faire preuve de jugement et de maturité professionnelle
• Sens de l’organisation et de la planification
• Capacité de travailler en équipe
• Rigueur et sens aigu du détail
• Disponibilité

Description de l’organisme

Constitué en OBNL, La Chambre de commerce et d’industrie de Québec rassemble la communauté d’affaires de la Capitale-Nationale pour lui permettre de développer son réseau d’influence, de se former en continue, de se positionner stratégiquement, de faire rayonner son entreprise et d’appartenir à un écosystème influent.

Pour ce faire, elle organise annuellement plus de 80 événements en plus d’offrir une dizaine de programmes de formation par le biais de cohortes. Elle offre aussi une gamme de services et d’avantages commerciaux à ses membres, gens d’affaires de la région.